Programa para liquidar expensas: siete pruebas para elegirlo antes de comprar.

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Antes de empezar: esta nota no es «qué software comprar»

Esta nota se ocupa de una sola cosa: el momento en que el sistema convierte los gastos del mes en el importe de cada unidad funcional. Nada más. No compara proveedores, no habla de precios ni de soporte, y no opina sobre el portal del vecino salvo en lo que toca al PDF. Tenemos otras dos notas para lo demás, y decirlo explícito le ahorra tiempo a todo el mundo:

• Si todavía estás decidiendo qué proveedor contratar —cobranza, soporte local, migración de datos, IA, precio—, lo que buscás es el checklist de seis criterios para elegir software de administración de consorcios, que ordena la decisión de compra completa.
• Si lo que te importa es el circuito online —portal de autogestión, seguimiento de entrega, cobranza, conciliación bancaria y rendición—, esa discusión está en qué es y cómo se elige un sistema de expensas online.
• Si ya elegiste y querés el circuito operativo mes a mes, el orden de los pasos está en cómo liquidar expensas paso a paso.

Lo de acá abajo es lo que ninguna de esas tres cubre: el motor. Es la parte que menos se demuestra y la que más caro sale cuando falla, porque un error de cálculo no se nota en la demo — se nota seis meses después, cuando el saldo de una unidad no coincide con lo que dice el papel que ya firmaste.

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Prueba 1 — Prorrateo y coeficientes: ¿qué hace cuando la tabla no cierra?

Pedí tres cosas en la misma prueba: varias tablas de coeficientes en el mismo edificio (las cocheras que no pagan ascensor), un gasto que se reparte sólo entre algunas unidades (el abono del cuerpo B) y una tabla que sume 99,87 a propósito. Un motor serio emite las dos primeras y se planta en la tercera.

La razón por la que esto se prueba y no se pregunta es jurídica: el Código no fija ninguna tolerancia. Los porcentuales salen del reglamento de propiedad horizontal, que el art. 2056 del Código Civil y Comercial obliga a determinar en dos incisos distintos —el f), la parte proporcional indivisa, y el g), la proporción en el pago de las expensas comunes—, y la ley parte de que esa determinación cierra. No hay margen de medio punto ni de una décima que alguna norma autorice. De dónde sale tu coeficiente, por qué el inciso g) permite repartir distinto y qué hacer cuando el reglamento efectivamente no cierra está desarrollado en prorrateo de expensas y coeficientes.

Un detalle fino para la misma prueba: cuando el reglamento exime legítimamente a una unidad de un reparto —el art. 2049, último párrafo, lo permite para las unidades «que no tienen acceso a determinados servicios o sectores del edificio que generan dichas erogaciones»—, los coeficientes de las que sí pagan tienen que renormalizarse para volver a sumar 100. Preguntá si el sistema lo hace solo o si esperan que vos cargues la tabla ya renormalizada. Las dos respuestas son válidas; la que no lo es es «no sé».

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Prueba 3 — Intereses por mora: ¿calcula interés simple o capitaliza?

Dejá una unidad impaga dos períodos seguidos y mirá la base sobre la que se calcula el interés del tercero. Si el interés impago del mes 1 aparece dentro de la base del mes 3, el sistema está capitalizando — y eso, en la Argentina, tiene un artículo con nombre.

El texto del art. 770 del Código Civil y Comercial es corto y decide el punto: «No se deben intereses de los intereses, excepto que: a) una cláusula expresa autorice la acumulación de los intereses al capital con una periodicidad no inferior a seis meses; b) la obligación se demande judicialmente…; c) la obligación se liquide judicialmente…; d) otras disposiciones legales prevean la acumulación». Un sistema que capitaliza todos los meses hace, por defecto y sin que nadie lo decida, algo que el inciso a) sólo tolera con cláusula expresa y a partir del semestre.

Qué tasa aplicar es una discusión aparte y no la resuelve el programa: la fija el reglamento o la asamblea, y por eso conviene desconfiar de cualquier sistema que traiga una tasa «por defecto» que nadie del consorcio votó. El desarrollo completo —qué tasa se puede aplicar, desde cuándo y con qué respaldo— está en intereses por mora: qué tasa aplicar.

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Prueba 5 — El cierre del período: ¿qué pasa con el pago que entra tarde?

Cerrá un período, registrá un pago con fecha anterior al cierre y emití el período siguiente. Tres cosas tienen que pasar: el pago impacta en el saldo de la unidad, el saldo anterior se arrastra solo al período nuevo, y —si el sistema permite reabrir— queda registrado quién reabrió y qué cambió.

Hay una pregunta más, y es la que separa un motor sólido de uno frágil: ¿el cierre congela los números o la liquidación se recalcula cada vez que se abre? Si se recalcula, el PDF que archivaste en marzo y la pantalla de hoy pueden decir cosas distintas —basta con que alguien haya corregido un gasto viejo— y no tenés forma de saber cuál de los dos es el número que le cobraste al vecino. Un período cerrado tiene que ser una foto, no una fórmula viva.

Esto no es prolijidad: es una obligación con artículo. El art. 2067 inc. i) del Código pone en cabeza del administrador «archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas, y conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las sucesivas administraciones». Una liquidación que se recalcula sola no está archivada — está viva, y la obligación de archivarla te queda a vos igual.

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Prueba 7 — La auditoría: ¿se puede reconstruir el número seis meses después?

Pedí la liquidación de hace seis meses y hacé cuatro preguntas: quién la emitió, cuándo, sobre qué gastos, y si alguien la reprocesó después. Si el sistema no puede contestar las cuatro con una pantalla, la reconstrucción va a depender de tu memoria — y la memoria no rinde cuentas ante una asamblea.

Acá va la pregunta más filosa de las siete: ¿el registro alcanza al titular de la cuenta o sólo a los usuarios secundarios? Hay una asimetría de diseño fácil de justificar —«el registro es para controlar a los empleados, no al dueño»— que deja fuera justamente a la persona con más poder sobre el número. Preguntalo con esas palabras. Si la respuesta es que el titular no queda registrado, no significa que el sistema sea malo: significa que el control sobre esas acciones lo tenés que poner vos, con otro procedimiento. Es distinto saberlo que descubrirlo.

La segunda pregunta incómoda es de salida, no de entrada: si mañana te vas, ¿qué te llevás? El art. 2067 inc. j) obliga al administrador saliente a entregar los libros y documentos del consorcio dentro de los quince días hábiles de la renuncia o remoción. Un sistema del que no se pueden exportar las liquidaciones archivadas y los saldos convierte esa obligación legal en un problema técnico tuyo. Cómo se arma y se presenta la rendición está en rendición de cuentas del administrador.

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Qué contesta CONSO a las siete pruebas

Corresponde pasarnos el mismo banco de pruebas. Va con lo que hace y con lo que no, incluida la respuesta incómoda a la pregunta filosa de la prueba 7.

• 1 · Coeficientes. Cada gasto se imputa a un destino, y cada destino tiene su propia tabla completa de porcentajes por unidad: los generales por el porcentual del reglamento, el ascensor por otro, la torre por el suyo. Una unidad sin fila en un destino no recibe nada de ese destino — así se resuelve la cochera que no paga ascensor. La liquidación no se emite si un juego de coeficientes que recibe gastos ese mes no suma exactamente 100: igualdad exacta con cuatro decimales, sin tolerancia y sin advertencia salteable. Y el reparto usa el método del mayor resto, de modo que la suma de lo distribuido da idéntica al importe del gasto, al centavo, sin diferencia para empujarle a nadie.
• 2 · Cargo particular. Hay dos caminos y los dos evitan el coeficiente. El gasto con una unidad elegida en lugar de «todo el edificio» va entero a esa unidad, en una columna separada de la expensa común cuyo rótulo se configura por edificio; es también la vía de los cargos por uso de espacios comunes. Y hay cargos directos con concepto libre, que se imprimen uno por línea con el texto que escribiste. Lo que no existe es un tipo «multa» con nombre propio: se carga como cargo directo.
• 3 · Intereses. Interés simple sobre el capital adeudado: el interés devengado y no pagado se arrastra como concepto propio y queda excluido de la base del período siguiente, que es el criterio del art. 770. La tasa se configura por edificio —no hay una tasa global de la administración— y el pago parcial se imputa primero a intereses y el remanente baja el capital. El devengamiento es por período, no prorrateado por días de atraso. Existe perdonar el interés de una unidad, por este período o hasta nuevo aviso.
• 4 · Vencimientos. El edificio configura primer y segundo vencimiento con sus tarifas, y esas fechas y tarifas quedan selladas en el período al enviarlo: cambiar la configuración del edificio después no reescribe un mes ya emitido. El cupón de la unidad imprime los dos vencimientos con sus dos importes. El recargo del segundo vencimiento se cobra, y se cobra en el período siguiente: se calcula sobre la parte del total anterior que seguía impaga a la fecha sellada del segundo vencimiento, así que es proporcional a lo que faltaba, no todo o nada. El descuento por pronto pago sí se calcula, y es al revés: es todo o nada — se aplica sólo si el total anterior quedó completamente cubierto antes del corte.
• 5 · Cierre. Tres estados: borrador, enviada, cerrada. El saldo anterior se arrastra solo, leyendo el snapshot del período previo. Un pago que entra después del cierre baja el saldo igual, sin reabrir el mes. Y un período cerrado no se reabre: es una decisión de diseño, no una función que falte — el número cerrado es una foto, y la corrección va en el período siguiente. Queda sellado quién lo cerró y cuándo.
• 6 · PDF. La configuración por edificio es parcial y conviene decirlo así: hay una banda de diez secciones que se prenden, se apagan y se reordenan por consorcio —estado financiero, notas, movimientos de caja, estado patrimonial, deudores, entre otras—, y hay un núcleo que sale siempre y no se puede apagar, del que forma parte el detalle de sueldos del encargado. En CABA el QR lo genera el sistema en el encabezado de cada liquidación. El PDF de cada unidad queda archivado y se recupera desde la ficha de la unidad y desde el portal del vecino.
• 7 · Auditoría. La reconstrucción del número es lo más fuerte: al enviar el período se sellan por unidad el saldo anterior, los pagos, la deuda, los intereses, los intereses acumulados, el recargo, el descuento, los cargos directos y el total, y esos valores no se recalculan nunca más. Seis meses después, el PDF archivado y la pantalla dicen lo mismo. La parte floja es la otra mitad de la pregunta: el registro de actividad cubre a los usuarios del equipo, no al titular de la cuenta. De quién liquidó y quién envió, si fue el titular, queda el log del servidor y no una fila en una tabla de auditoría; del cierre sí queda sellado el usuario. Lo escribimos porque es exactamente la pregunta que proponemos hacer, y aplicárnosla a nosotros mismos es la única forma de que la lista valga algo.

Y lo que no hace, dicho con la misma claridad: no reparte por consumo medido, por medidor ni por metros cuadrados; no prorratea el interés por días; no reabre un período cerrado; no hace votaciones ni encuestas; y no genera ni exporta el F.931 para ARCA —lo que sí registra es el depósito de aportes ya hecho, para que aparezca en la liquidación—. El detalle de cómo se arma el período completo está en la plataforma de liquidación de expensas, con el precio publicado —$2.950 por unidad funcional por mes, con la IA incluida— en precios.