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Migrar de software de administración sin perder datos: qué sacar antes de dar de baja el sistema viejo.

El miedo de todo administrador que cambia de sistema de expensas es concreto y razonable: que se pierda el saldo de cada unidad, el histórico de pagos o los papeles del encargado, y quedar en el aire a mitad de mes. Esta guía es del problema, no de un producto: qué se puede perder de verdad, qué datos hay que exportar antes de dar de baja, en qué formato pedirlos, cuál es el único momento del mes en que conviene mudarse y cómo comprobar después que la plata cuadra.

Equipo CONSO · 26 de agosto de 2026

La respuesta corta

Lo que se pierde es el detalle, no el saldo — y el mes para mudarse es el que ya cerró

El saldo de cada unidad casi nunca se pierde: se reconstruye desde la última liquidación, que todos los sistemas emiten. Lo que se pierde, y no vuelve, es el detalle: el movimiento pago por pago, los comprobantes que mandaron los vecinos, el legajo del encargado. Eso hay que exportarlo antes de dar de baja.

Y el momento: se migra con el período cerrado. La fecha de corte es el último día del último período ya liquidado, y el sistema nuevo arranca con el saldo de cada unidad a esa fecha. Mudarse a mitad de mes obliga a partir un período en dos y a decidir, pago por pago, en cuál de los dos sistemas vive.

PDF no es dato

para lo que hay que calcular —saldos, coeficientes, pagos— pedí CSV o Excel; el PDF sirve para lo que hay que mostrar: facturas, actas, liquidaciones firmadas

Al proveedor no lo obliga ninguna ley

las obligaciones de conservar y entregar corren entre el administrador y el consorcio; con la empresa del software manda el contrato, y por eso se pregunta por escrito antes de firmar

¿Qué datos hay que sacar antes de dar de baja el sistema viejo?

Nueve bloques, y ninguno es opcional. Cuatro son datos —padrón, coeficientes, saldos, pagos— y hay que pedirlos en planilla, porque el sistema nuevo los tiene que recalcular. Los otros cinco son documentos —liquidaciones, comprobantes, legajo, actas, pólizas— y ahí el PDF es exactamente el formato correcto.

Datos y documentos que hay que exportar del sistema viejo antes de darlo de baja, con el motivo y el formato en que sirve cada uno.
Qué sacar	Por qué importa	Formato que sirve
Padrón de unidades funcionales y titulares	De ahí sale la primera liquidación en el sistema nuevo y toda notificación posterior. Sin él se retipea el edificio entero, unidad por unidad.	CSV o Excel, una fila por unidad: número de UF, piso y departamento, titular, CUIT si lo tenés, correo, teléfono e inquilino cuando el pago está a su cargo.
Coeficientes del reglamento	Definen cuánto paga cada uno todos los meses. Un coeficiente mal copiado no se nota: se nota tres meses después, cuando un propietario compara.	CSV o Excel. Y el control es inmediato: la suma tiene que dar 100%. La fuente última no es el sistema viejo sino el reglamento de propiedad horizontal.
Saldo de cada unidad a la fecha de corte	Es el número que después hay que hacer coincidir. Si no lo tenés, la cuenta corriente arranca en cero y la deuda del edificio desaparece de un día para el otro.	CSV o Excel con el saldo por unidad y, si el sistema lo separa, capital e intereses en columnas distintas. Sumale un PDF del mismo listado, con fecha, como respaldo.
Histórico de pagos	Es lo que te permite contestar «yo pagué en marzo» sin abrir un juicio interno. También es lo que sostiene un reclamo o un plan de pago discutido.	CSV o Excel con fecha, unidad, importe, medio de pago, referencia bancaria y período imputado. Es el bloque que más se pierde, porque casi nadie lo pide.
Liquidaciones emitidas, mes a mes	Son el documento que respalda cada saldo, y archivarlas cronológicamente es una obligación expresa del administrador (art. 2067 inc. i, CCyCN).	PDF, todas, ordenadas por edificio y por período. Acá el PDF no es un problema: es el papel firmado.
Gastos con sus comprobantes	La factura es el respaldo de la rendición de cuentas. Un gasto sin comprobante es un renglón que no se puede defender en asamblea.	Las dos cosas: el PDF o la foto de cada comprobante, y un CSV del listado con fecha, proveedor, importe, rubro, período y número de factura.
Proveedores con sus datos fiscales	Sin CUIT ni condición frente a ARCA no podés emitir el próximo pago ni calcular la retención que corresponda.	CSV o Excel: razón social, CUIT, condición fiscal, CBU, servicio que presta y retenciones que se le venían aplicando.
Legajo y liquidaciones del encargado	Fecha de ingreso, categoría y antigüedad determinan el sueldo del mes que viene. Un error acá se paga con diferencias salariales, no con una corrección.	PDF de cada recibo, constancia de aportes, póliza de ART y certificados; más una planilla con los datos duros: ingreso, categoría, antigüedad, vacaciones tomadas y pendientes.
Actas y documentos del consorcio	Reglamento, actas de asamblea, pólizas y certificados de las verificaciones obligatorias: es la memoria del edificio, y no la genera ningún sistema.	PDF, en carpetas por edificio y por año. Si están sólo en el sistema viejo, bajalos antes de la baja: después no hay a quién pedírselos.

¿Y si te lo dan sólo impreso o en PDF? Entonces tenés dos caminos y los dos cuestan: retipear —con el riesgo de error humano que eso trae— o usar un importador que lea el documento. Cualquiera de los dos exige el mismo control, que es el que casi nadie hace: que el total de la planilla cargada dé igual al total impreso. Si no da, no se carga; se marca y se revisa.

Antes de elegir a quién mudarte

La pregunta de la migración se contesta mejor cuando ya sabés qué sistemas hay y qué publica cada uno. La comparación de plataformas de administración pone precio, cobranza y funciones lado a lado, y la guía de seis criterios para elegir software de consorcios trae las preguntas exactas para hacerle a cada proveedor — la de la migración incluida.

¿De quién son los datos: del consorcio, del administrador o del proveedor?

Del consorcio. El administrador los tiene como mandatario —el art. 2065 del Código Civil y Comercial dice que «es representante legal del consorcio con el carácter de mandatario»— y por eso está obligado a conservarlos, exhibirlos y entregarlos. La empresa que te vende el software no está alcanzada por ninguna de esas normas: con ella lo que manda es el contrato.

Esa distinción parece teórica y no lo es: define a quién se le reclama qué. Del lado del consorcio, las obligaciones son expresas y verificables:

Conservar, sin plazo de vencimiento. El art. 2067 inc. i) del Código obliga al administrador a llevar en legal forma los libros y agrega que «también debe archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas, y conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las sucesivas administraciones». No fija un plazo: el deber de archivo no caduca.
Entregar al irse. El art. 2067 inc. j) da quince días hábiles desde la renuncia o la remoción para entregar al consejo de propietarios «los activos existentes, libros y documentos del consorcio», y rendir cuentas documentadas.
Exhibir cuando se lo piden. Como mandatario le aplica el art. 1324 inc. i): «exhibir al mandante toda la documentación relacionada con la gestión encomendada, y entregarle la que corresponde según las circunstancias».
En CABA, el art. 9º de la Ley 941 obliga a «conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma», y en caso de renuncia, cese o remoción a ponerla a disposición dentro de los quince días hábiles «no pudiendo ejercer la retención de los mismos». El art. 11 agrega un piso concreto de archivo: los comprobantes de gastos se guardan dos años como mínimo, salvo que la asamblea disponga un plazo mayor.
En provincia de Buenos Aires, el art. 8º de la Ley 14.701 repite la fórmula con dos plazos más cortos: la vista de la documentación se otorga «en un plazo no mayor de cinco (5) días» desde el pedido (inc. f), y la entrega al cesar es «dentro de los cinco (5) días» (inc. k).

Del lado del proveedor de software, en cambio, no hay norma. Ninguna ley argentina obliga a una empresa de software de expensas a entregarte un CSV con tus saldos. Lo que existe es lo que diga el contrato o los términos y condiciones que aceptaste, y ahí la práctica del mercado es pobre: la mayoría de los proveedores del rubro no publica sus condiciones de salida en ningún lado. No es ilegal; es un dato que conviene tener antes de firmar, no después.

Un detalle del texto de la Ley 941 que vale la pena leer con atención: el mismo inciso que ordena entregar los libros aclara que «la reglamentación determina la forma y los plazos en que debe hacer entrega de las claves correspondientes para poder acceder a la plataforma web de la Aplicación Oficial para uso del consorcio». Es decir que la única entrega de credenciales digitales que la ley porteña contempla es la de la plataforma oficial del Gobierno de la Ciudad, no la de tu sistema privado. Nadie va a reclamarte —ni podés reclamarle a nadie— el usuario y la contraseña de un software comercial.

Por eso las cuatro preguntas que conviene mandar por escrito, y guardar la respuesta, antes de contratar cualquier plataforma: ¿en qué formato exportan mis datos?, ¿cuánto tardan y cuánto cuesta?, ¿cuánto tiempo los conservan después de que doy de baja?, ¿la exportación incluye el histórico o sólo el estado actual? El detalle de qué se le reclama al administrador saliente —que es otra cosa, y se rige por el Código— está en la lista completa de documentación que debe entregar el administrador saliente.

¿Por qué se migra con el período cerrado y no a mitad de mes?

Porque la fecha de corte es lo único que hace comparables los dos sistemas. Con el período cerrado hay un número indiscutible —el saldo de cada unidad al último día liquidado— que se carga en el sistema nuevo y se verifica contra el viejo. A mitad de mes ese número no existe todavía: hay gastos cargados y expensas sin emitir, y cada pago que entra puede imputarse en cualquiera de los dos lados.

Qué mes elegir. Uno tranquilo: sin aumento de expensas votado, sin asamblea en el medio, sin paritaria nueva del personal y sin cierre de ejercicio encima. Diciembre y junio quedan fuera por el aguinaldo. Y el edificio con el que se arranca es el más chico y el más ordenado de la cartera, no el más urgente: el objetivo del primero es descubrir los problemas del método, no resolver un incendio.

Qué se hace con los pagos que entran durante la transición. Se define un solo criterio y se respeta sin excepciones: los pagos con fecha anterior o igual a la de corte se imputan en el sistema viejo y ya están adentro del saldo migrado; los posteriores, en el nuevo. La fecha que manda es la del extracto bancario, no la del aviso que mandó el vecino por WhatsApp — pueden diferir varios días, y esa diferencia es la que después no cuadra. Durante esa semana conviene llevar una planilla aparte con los pagos «en el aire», con su comprobante, hasta verlos aparecer en el extracto.

Cómo se concilia el primer mes. El saldo de la cuenta bancaria y el de la caja al día del corte entran como saldo inicial en el sistema nuevo; el primer extracto se concilia contra los movimientos ya cargados ahí. Si el saldo inicial no se carga, la conciliación del primer mes va a arrastrar una diferencia constante igual a ese importe, y se pierden horas buscándola movimiento por movimiento. El mecanismo, con sus trampas habituales, está en cómo se hace la conciliación bancaria de un consorcio.

Por qué conviene correr un mes en paralelo. Porque es la única prueba que vale: liquidás el mismo período en los dos sistemas y comparás. Cuesta una liquidación extra, una sola vez, y detecta de golpe los tres errores que después son carísimos — coeficientes mal cargados, saldos a favor entrados con el signo invertido e intereses calculados sobre otra base. Si los dos cierran, seguís con el resto de la cartera. Si no cierran, descubriste el problema con un edificio y no con quince.

¿Cómo comprobás que la plata cuadra después de migrar?

Con aritmética, no con impresión general. La suma de la deuda de todas las unidades en el sistema viejo, a la fecha de corte, tiene que dar exactamente igual que en el sistema nuevo a esa misma fecha. Si difiere en un peso, algo se cargó mal: una unidad de más, un saldo a favor tomado como deuda o un redondeo distinto.

Checklist de verificación, en orden

Total de deuda a la fecha de corte: viejo igual a nuevo, al peso. Es la prueba madre y se hace primero.
Cantidad de unidades: el mismo número en los dos lados, sin unidades duplicadas ni faltantes. Las cocheras y bauleras con unidad funcional propia son el olvido clásico.
Suma de coeficientes: 100%, o lo que diga el reglamento si hay rubros con prorrateo especial. Cómo se leen y por qué a veces no suman redondo está en prorrateo y coeficientes de expensas.
Unidad por unidad, las que tienen saldo distinto de cero: el número contra la última liquidación emitida. Las que están en cero no hace falta revisarlas de a una; las que deben, sí, todas.
Signo de los saldos a favor: que un crédito siga siendo crédito. Es el error más frecuente de toda migración y el que más rápido llega en forma de reclamo.
Intereses: sobre qué capital y desde qué fecha los calcula el sistema nuevo. Tiene que ser interés simple, sin capitalizar (art. 770 CCyCN), y arrancar desde el vencimiento que corresponda.
Planes de pago vigentes: cargados con las cuotas que faltan, no desde la primera.
Contactos: correos y teléfonos migrados. Mandate la primera liquidación a una casilla tuya antes de enviarla a las cincuenta unidades.
Un período liquidado en paralelo: diferencia cero contra el sistema viejo. Recién después de esto se da de baja el viejo.

Ese saldo por unidad, con su historial de liquidaciones y pagos, es la pieza que hace o rompe la migración: es lo que contesta «cuánto debe la unidad 4.º B» sin reconstruir nada. Qué tiene que mostrar y por qué es el centro de todo el sistema está en la cuenta corriente por unidad funcional.

Qué se archiva del sistema viejo y por cuánto tiempo. Todo lo que exportaste, en carpetas por edificio y por año, en el mismo lugar donde trabajás todos los días — no en un pendrive en un cajón. El piso normativo en CABA son los dos años de comprobantes del art. 11 de la Ley 941, salvo que la asamblea disponga más; el techo, en cambio, no existe: el art. 2067 inc. i) del Código manda conservar los antecedentes documentales «de las sucesivas administraciones» sin plazo. El criterio práctico que sale de cruzar las dos cosas: no tires nada, y como mínimo cubrí el plazo de prescripción de la deuda de expensas —dos años, art. 2562 inc. c)— más lo que dure cualquier juicio en curso.

Los seis errores caros de una migración

Ninguno de estos seis se descubre el día que se comete. Todos aparecen entre tres y ocho semanas después, cuando ya no hay a quién pedirle el dato que falta.

Dar de baja el sistema viejo antes de validar la carga. El error más caro de la lista, porque es el único irreversible. Mientras la cuenta no cierre y no hayas liquidado un mes en paralelo, el viejo sigue pago. Un mes de abono es infinitamente más barato que reconstruir la deuda de un edificio.
Migrar sin fecha de corte. «Lo vamos pasando de a poco» significa que durante semanas nadie sabe cuál de los dos sistemas tiene la verdad, y que los pagos se imputan dos veces o ninguna. Una fecha, escrita, y todo lo anterior queda del lado viejo.
Aceptar sólo PDF para lo que hay que calcular. Un PDF de saldos es una foto: para volver a ser un número tiene que pasar por un importador o por alguien tipeando. Pedí la planilla primero; el PDF, como respaldo firmado, además.
Perder los comprobantes de pago que informaron los vecinos. Viven en el WhatsApp o en el correo del administrador, no en el sistema, y son la prueba de los pagos que todavía no aparecieron en el extracto. Si se pierden en la mudanza, la discusión con el vecino se pierde también.
No avisarle al vecino que cambia el portal. La primera expensa que llega desde otro remitente, con otro diseño y otro link para ver el saldo, produce dos cosas: llamados y desconfianza. Un aviso corto antes de la primera emisión —qué cambia, qué no, dónde entra ahora— las evita las dos. El vecino no tiene que migrar nada: el que migra sos vos.
Mudar toda la cartera de una vez. Si algo del método está mal, se multiplica por la cantidad de edificios. Dos o tres primero, un mes cerrado, y recién ahí el resto. Un proveedor que te empuja a pasar veinte edificios en una semana está optimizando su calendario, no el tuyo.

Cómo lo hacemos nosotros, con lo que sí y lo que no

En CONSO el edificio entra por la última liquidación: PDF —también escaneado—, Excel o CSV, hasta 4 MB por archivo y hasta cinco edificios por tanda, que la cola procesa de a uno. De ese documento salen las unidades con sus titulares, los coeficientes, los saldos y las deudas, y además el edificio, el encargado, los proveedores, los gastos del período y la cuenta bancaria.

Dos controles antes de que se guarde nada. Si el total impreso de la tabla de unidades no coincide con la suma de lo leído —o si los coeficientes no llegan a 100%—, la tabla se rechaza y queda marcada: no se carga en silencio. Y después hay una pantalla de revisión donde corregís lo que haga falta; el edificio queda operativo recién cuando lo aprobás vos.

Lo que no entra, dicho antes y no en el mes tres: el histórico de períodos anteriores no se reconstruye desde una liquidación, y los adjuntos del sistema viejo no viajan solos. Eso queda en los PDF que ya emitiste, y se guarda a mano en la biblioteca de documentos del edificio —PDF, imágenes, Word o Excel, hasta 4 MB por archivo—.

Y para el otro lado, que es el que casi nadie publica: cada listado se baja a Excel desde su propia pantalla —unidades con su saldo, pagos, gastos, proveedores, liquidaciones de sueldo, movimientos bancarios—; no hay, hoy, un botón único de «descargar todo». Lo que sí está escrito en nuestros Términos y Condiciones es el compromiso de salida: si cancelás la cuenta, los datos se conservan treinta días y podés pedir la exportación completa en CSV o JSON, sin costo, dentro de los diez días hábiles. Esa es exactamente la respuesta que te conviene exigirle por escrito a cualquier proveedor —a nosotros incluidos— antes de firmar. El paso a paso de la migración, con lo que hace falta traer, está en cómo es la migración a CONSO; y si venís de planillas, el formato exacto que lee el importador se baja en las plantillas de Excel.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de sistema de expensas a mitad de mes?

Podés, pero te obliga a partir el período en dos y a decidir pago por pago dónde se imputa cada uno, y eso es exactamente donde se pierde plata. La forma prolija es elegir una fecha de corte que coincida con el último día del último período ya liquidado: el sistema nuevo arranca con el saldo de cada unidad a esa fecha, los pagos anteriores quedan del lado viejo y los posteriores del nuevo, tomando siempre la fecha del extracto bancario y no la del aviso del vecino.

¿Mi proveedor de software está obligado a darme mis datos?

Por ley, no. Las obligaciones de conservar, exhibir y entregar la documentación del consorcio corren entre el administrador y el consorcio: el art. 2067 incisos i) y j) del Código Civil y Comercial, el art. 1324 inc. i) para el mandatario, el art. 9º de la Ley 941 en CABA y el art. 8º de la Ley 14.701 en provincia de Buenos Aires. Ninguna de esas normas alcanza a la empresa que te vende el software. Con el proveedor lo que rige es el contrato que firmaste, así que las condiciones de salida se preguntan por escrito antes de contratar y se guarda la respuesta.

¿Qué formato tengo que pedir: PDF o Excel?

Los dos, para cosas distintas. Para lo que el sistema nuevo tiene que recalcular —padrón, coeficientes, saldos por unidad, histórico de pagos, listado de gastos, proveedores— pedí CSV o Excel: un PDF de saldos es una foto y para volver a ser un número tiene que pasar por un importador o por alguien tipeando. Para lo que hay que poder mostrar —liquidaciones emitidas, facturas, actas de asamblea, pólizas, recibos de sueldo— el PDF es el formato correcto, porque ahí lo que importa es el documento y no el dato.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar la información del sistema viejo?

El piso concreto en la Ciudad de Buenos Aires son dos años para los comprobantes de gastos, por el art. 11 de la Ley 941, salvo que la asamblea disponga un plazo mayor. Techo no hay: el art. 2067 inc. i) del Código Civil y Comercial obliga a conservar los antecedentes documentales de las sucesivas administraciones sin fijar plazo de vencimiento. En la práctica conviene no descartar nada y, como mínimo, cubrir el plazo de prescripción de la deuda de expensas —dos años, art. 2562 inc. c) del Código— más lo que dure cualquier juicio en curso.

¿Cómo compruebo que no se perdió deuda en la migración?

Con una sola cuenta: la suma de la deuda de todas las unidades en el sistema viejo a la fecha de corte tiene que dar exactamente igual que en el sistema nuevo a esa misma fecha. Si difiere, revisá en este orden: cantidad de unidades cargadas, saldos a favor que entraron con el signo invertido, unidades sin coeficiente y redondeos. Después, unidad por unidad, todas las que tienen saldo distinto de cero contra la última liquidación emitida. Y antes de dar de baja el sistema viejo, liquidá un período completo en los dos y comprobá que la diferencia sea cero.

¿Conviene migrar toda la cartera junta o de a poco?

De a poco, y no por prudencia genérica: si algo del método está mal —un criterio de fecha, un coeficiente mal interpretado, un signo invertido— se multiplica por la cantidad de edificios que hayas movido. Empezá por dos o tres, elegidos entre los más chicos y ordenados, cerrá un mes completo en paralelo y comprobá la diferencia cero. Recién con eso verificado seguí con el resto. Migrar veinte edificios en una semana es técnicamente posible en casi cualquier plataforma y casi nunca es una buena idea.