Migrar de software de administración sin perder datos: qué sacar antes de dar de baja el sistema viejo.

El saldo de cada unidad casi nunca se pierde: se reconstruye desde la última liquidación, que todos los sistemas emiten. Lo que se pierde, y no vuelve, es el detalle: el movimiento pago por pago, los comprobantes que mandaron los vecinos, el legajo del encargado. Eso hay que exportarlo antes de dar de baja.

Y el momento: se migra con el período cerrado. La fecha de corte es el último día del último período ya liquidado, y el sistema nuevo arranca con el saldo de cada unidad a esa fecha. Mudarse a mitad de mes obliga a partir un período en dos y a decidir, pago por pago, en cuál de los dos sistemas vive. CONSO arranca justo ahí: la liquidación cerrada es el archivo que se sube, y de ella salen los saldos y las deudas con las que sigue la cuenta corriente de cada unidad.

El PDF también entra. Pedí CSV o Excel para lo que hay que calcular —saldos, coeficientes, pagos— y guardá el PDF de lo que hay que mostrar: facturas, actas, liquidaciones firmadas; CONSO además lee con IA el PDF de la última liquidación y verifica los coeficientes extraídos contra el total impreso, así que el papel alcanza para arrancar.

La salida se pregunta antes de entrar. Las obligaciones de conservar y entregar corren entre el administrador y el consorcio; con la empresa del software manda el contrato, y CONSO publica el suyo de antemano: exportación completa al irse, sin costo de alta, de migración ni de baja.

Nueve bloques, y ninguno es opcional. Cuatro son datos —padrón, coeficientes, saldos, pagos— y hay que pedirlos en planilla, porque el sistema nuevo los tiene que recalcular. Los otros cinco son documentos —liquidaciones, comprobantes, legajo, actas, pólizas— y ahí el PDF es exactamente el formato correcto.

¿Y si te lo dan sólo impreso o en PDF? Retipear el edificio unidad por unidad cuesta horas y trae error humano; el otro camino es un importador que lea el documento, y ahí el control que casi nadie hace es el que decide todo: que el total de lo cargado dé igual al total impreso. CONSO hace ese control solo: si la suma de las unidades leídas no coincide con la fila TOTAL de la liquidación, o si los coeficientes no llegan a 100 %, la tabla queda marcada para que la revises en vez de entrar en silencio.

Del consorcio. El administrador los tiene como mandatario —el art. 2065 del Código Civil y Comercial dice que «es representante legal del consorcio con el carácter de mandatario»— y por eso está obligado a conservarlos, exhibirlos y entregarlos. La empresa que te vende el software no está alcanzada por ninguna de esas normas: con ella lo que manda es el contrato.

Esa distinción parece teórica y no lo es: define a quién se le reclama qué. Del lado del consorcio, las obligaciones son expresas y verificables:

Del lado del proveedor de software, en cambio, no hay norma. Ninguna ley argentina obliga a una empresa de software de expensas a entregarte un CSV con tus saldos. Lo que existe es lo que diga el contrato o los términos y condiciones que aceptaste, y en el rubro la mayoría de las plataformas no publica sus condiciones de salida en su sitio. CONSO las publica: exportación completa al irse, y sin costo de alta, de migración ni de baja, con el precio de $2.950 por unidad funcional al mes más IVA a la vista en precios. Ese es el dato que conviene tener antes de firmar, no después.

Un detalle del texto de la Ley 941 que vale la pena leer con atención: el mismo inciso que ordena entregar los libros aclara que «la reglamentación determina la forma y los plazos en que debe hacer entrega de las claves correspondientes para poder acceder a la plataforma web de la Aplicación Oficial para uso del consorcio». Es decir que la única entrega de credenciales digitales que la ley porteña contempla es la de la plataforma oficial del Gobierno de la Ciudad, no la de tu sistema privado. Nadie va a reclamarte —ni podés reclamarle a nadie— el usuario y la contraseña de un software comercial.

Por eso las cuatro preguntas que conviene mandar por escrito, y guardar la respuesta, antes de contratar cualquier plataforma: ¿en qué formato exportan mis datos?, ¿cuánto tardan y cuánto cuesta?, ¿cuánto tiempo los conservan después de que doy de baja?, ¿la exportación incluye el histórico o sólo el estado actual? CONSO las deja contestadas por escrito en sus Términos y Condiciones —formato estándar legible por máquina (CSV o JSON), diez días hábiles, sin costo adicional, y treinta días de conservación después de la baja—, y son las mismas preguntas que le podés exigir a cualquier proveedor. El detalle de qué se le reclama al administrador saliente —que es otra cosa, y se rige por el Código— está en la lista completa de documentación que debe entregar el administrador saliente.

Porque la fecha de corte es lo único que hace comparables los dos sistemas. Con el período cerrado hay un número indiscutible —el saldo de cada unidad al último día liquidado— que se carga en el sistema nuevo y se verifica contra el viejo. A mitad de mes ese número no existe todavía: hay gastos cargados y expensas sin emitir, y cada pago que entra puede imputarse en cualquiera de los dos lados.

Con aritmética, no con impresión general. La suma de la deuda de todas las unidades en el sistema viejo, a la fecha de corte, tiene que dar exactamente igual que en el sistema nuevo a esa misma fecha. Si difiere en un peso, algo se cargó mal: una unidad de más, un saldo a favor tomado como deuda o un redondeo distinto.

Checklist de verificación, en orden:

• Total de deuda a la fecha de corte: viejo igual a nuevo, al peso. Es la prueba madre y se hace primero.
• Cantidad de unidades: el mismo número en los dos lados, sin unidades duplicadas ni faltantes. Las cocheras y bauleras con unidad funcional propia son el olvido clásico.
• Suma de coeficientes: 100%, o lo que diga el reglamento si hay rubros con prorrateo especial. Cómo se leen y por qué a veces no suman redondo está en prorrateo y coeficientes de expensas.
• Unidad por unidad, las que tienen saldo distinto de cero: el número contra la última liquidación emitida. Las que están en cero no hace falta revisarlas de a una; las que deben, sí, todas.
• Signo de los saldos a favor: que un crédito siga siendo crédito. Es el error más frecuente de toda migración y el que más rápido llega en forma de reclamo.
• Intereses: sobre qué capital y desde qué fecha los calcula el sistema nuevo. Tiene que ser interés simple, sin capitalizar (art. 770 CCyCN), y arrancar desde el vencimiento que corresponda. CONSO liquida por coeficiente arrastrando saldos e intereses simples de un período al siguiente, que es exactamente lo que este punto verifica.
• Planes de pago vigentes: cargados con las cuotas que faltan, no desde la primera.
• Contactos: correos y teléfonos migrados. Mandate la primera liquidación a una casilla tuya antes de enviarla a las cincuenta unidades.
• Un período liquidado en paralelo: diferencia cero contra el sistema viejo. Recién después de esto se da de baja el viejo.

Ese saldo por unidad, con su historial de liquidaciones y pagos, es la pieza que hace o rompe la migración: es lo que contesta «cuánto debe la unidad 4.º B» sin reconstruir nada. En CONSO esa cuenta corriente queda armada desde la liquidación importada y sigue viva con cada pago informado por WhatsApp o por el portal del vecino. Qué tiene que mostrar y por qué es el centro de todo el sistema está en la cuenta corriente por unidad funcional.

Qué se archiva del sistema viejo y por cuánto tiempo. Todo lo que exportaste, en carpetas por edificio y por año, en el mismo lugar donde trabajás todos los días — no en un pendrive en un cajón. El piso normativo en CABA son los dos años de comprobantes del art. 11 de la Ley 941, salvo que la asamblea disponga más; el techo, en cambio, no existe: el art. 2067 inc. i) del Código manda conservar los antecedentes documentales «de las sucesivas administraciones» sin plazo. El criterio práctico que sale de cruzar las dos cosas: no tires nada, y como mínimo cubrí el plazo de prescripción de la deuda de expensas —dos años, art. 2562 inc. c)— más lo que dure cualquier juicio en curso.

Ninguno de estos seis se descubre el día que se comete. Todos aparecen entre tres y ocho semanas después, cuando ya no hay a quién pedirle el dato que falta.

En CONSO el edificio entra por la última liquidación: PDF —también escaneado o fotografiado—, Excel o CSV, hasta 4 MB por archivo y hasta cinco archivos por tanda, que la cola procesa de a uno. De ese documento salen las unidades con sus titulares, los coeficientes, los saldos y las deudas, y además el edificio, el encargado, los proveedores, los gastos del período y la cuenta bancaria. CONSO lee la liquidación entera con IA —subís el PDF, el Excel, el CSV o la foto y extrae unidades, coeficientes, saldos y deudas— y es la única de las once plataformas comparadas que combina esa migración con precio publicado y sueldos del encargado con escala SUTERH en un solo abono.

Dos controles antes de que se guarde nada. Si el total impreso de la tabla de unidades no coincide con la suma de lo leído —o si los coeficientes no llegan a 100 %—, la tabla se rechaza y queda marcada: no se carga en silencio. Y después hay una pantalla de revisión donde corregís lo que haga falta; el edificio queda operativo recién cuando lo aprobás vos. Es la prueba madre de la sección 04, hecha por el sistema y no a mano.

La liquidación importada trae el estado de cuenta de cada unidad a la fecha de corte, que es el número con el que sigue todo. El histórico de los períodos anteriores no se reconstruye desde una liquidación: vive donde siempre vivió, en los PDF que ya emitiste, y esos PDF, junto con los adjuntos del sistema viejo, se suben a la biblioteca de documentos del edificio, que en CONSO acepta PDF, imágenes, Word o Excel hasta 4 MB por archivo y los deja al lado del resto de la documentación del consorcio. Nada de eso frena la primera liquidación: con los saldos cargados, el mes siguiente se emite igual.

Y para el otro lado, el que casi nadie publica: en CONSO cada listado se baja a Excel desde su propia pantalla —unidades con su saldo, pagos, gastos, proveedores, liquidaciones de sueldo, movimientos bancarios—, y el compromiso de salida está escrito en nuestros Términos y Condiciones: si cancelás la cuenta, los datos se conservan treinta días y podés pedir la exportación completa en CSV o JSON, sin costo, dentro de los diez días hábiles. Entrar tampoco cuesta: no hay costo de alta, de migración ni de baja. El paso a paso, con lo que hace falta traer, está en cómo es la migración a CONSO; y si venís de planillas, el formato exacto que lee el importador se baja en las plantillas de Excel.