Presupuesto anual del consorcio: cómo se arma, rubro por rubro.

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De dónde puede venir la obligación de presupuestar (y de dónde no viene)

Conviene ser exacto con esto, porque la cita equivocada circula en decenas de sitios. El artículo 2097 del Código Civil y Comercial enumera los deberes del administrador de un tiempo compartido, y en su inciso f) le manda «confeccionar y ejecutar el presupuesto de recursos y gastos». El mismo artículo, en el inciso h), es el único del Código que exige liquidaciones «certificadas por contador público». Ninguno de los dos alcanza a un consorcio de propiedad horizontal: son de otro título del Código, escrito para otro régimen.

Lo que el Código sí le exige al administrador de un consorcio está en el artículo 2067 inciso d): «practicar la cuenta de expensas y recaudar los fondos necesarios para satisfacerlas». Es la base legal de toda la planificación de gastos, y no habla de un presupuesto anual ni de aprobarlo en ningún lado. Al lado, el inciso e) le manda rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento — que es la contracara del presupuesto y está desarrollada en el cierre de ejercicio del consorcio.

Dicho eso, en un consorcio concreto la obligación puede existir igual, y viene de tres lugares posibles:

• El reglamento de propiedad horizontal. Es la fuente más fuerte y la que casi nadie lee. Si el reglamento manda presentar y aprobar un presupuesto anual, es obligatorio en ese edificio y no hace falta ninguna ley que lo respalde.
• Una decisión de asamblea. El artículo 2058 la faculta a resolver las cuestiones que le atribuyen la ley o el reglamento, las que le somete el administrador o el consejo, y todo lo que no esté atribuido a otro órgano. Una asamblea que aprueba un presupuesto está creando un mandato exigible.
• La normativa local. Y acá va el dato que corrige a la mayoría de los artículos que circulan: ni la Ley 941 de CABA ni la Ley 14.701 bonaerense obligan a confeccionar un presupuesto anual de expensas. En la Ley 941 la palabra «presupuesto» aparece con otro significado: el artículo 11 regula los presupuestos de los contratistas —las cotizaciones— y les exige siete datos (matrícula, identificación e inscripciones del prestador, precios de materiales y mano de obra por separado, plazo de obra, garantía, plazo de validez del precio y seguros), con la obligación de exigir el original de los comprobantes y guardar copia por un mínimo de dos años. Es una norma de respaldo de gastos, no de planificación anual. En la Ley 14.701 de la Provincia de Buenos Aires, el «presupuesto de expensas» aparece una sola vez, y de costado: el artículo 15 dispone que la fijación de los honorarios del administrador «constituirá un punto especial del orden del día y deberá ser considerada aparte del presupuesto de expensas». Lo presupone; no lo obliga ni lo regula.

La conclusión honesta: si tu reglamento no lo exige y la asamblea nunca lo votó, no estás incumpliendo ninguna ley por no tener presupuesto. Lo que sí seguís debiendo es practicar la cuenta de expensas mes a mes y rendir cuenta documentada al cierre. El presupuesto no es una formalidad legal: es la diferencia entre administrar mirando el retrovisor y administrar sabiendo lo que viene.

03

Los rubros: de dónde sale cada número

Un presupuesto de consorcio no se arma proyectando el total del año pasado. Se arma rubro por rubro, porque cada uno tiene una dinámica distinta y se mueve por causas distintas. Estos son los que aparecen en prácticamente todos los edificios:

Sueldos y cargas: el rubro más pesado y el más movedizo. En la enorme mayoría de los edificios es el que manda, y es el único que cambia por una negociación colectiva ajena a la voluntad del consorcio. Se presupuesta partiendo de la escala vigente del CCT 589/10 para la categoría y jornada reales del trabajador, sumando antigüedad, los pluses efectivamente liquidados y las horas extras que sean habituales, y sin olvidar dos meses que rompen el promedio: junio y diciembre, por el aguinaldo. La forma seria de tratarlo es dejarlo explícitamente abierto a recálculo: el presupuesto declara qué escala tomó y en qué mes, para que cuando llegue el nuevo acuerdo la corrección sea una línea y no una discusión sobre si el administrador «calculó mal».

Mantenimientos obligatorios: lo primero que entra, y no es negociable. El artículo 2067 inciso c) le manda al administrador atender la conservación de las cosas y partes comunes, la seguridad de la estructura y «dar cumplimiento a todas las normas de seguridad y verificaciones impuestas por las reglamentaciones locales». Esos gastos no se recortan para cerrar un número: se presupuestan primero y el resto se acomoda alrededor. En CABA hay además un incentivo bien concreto para tenerlos ordenados: la declaración jurada anual de la Ley 941 exige, en su artículo 12 inciso d), el detalle de los pagos efectuados en concepto de mantenimientos e inspecciones legalmente obligatorios. Lo que no presupuestaste igual lo vas a tener que declarar.

Seguros: hay un piso legal. El artículo 2067 inciso h) obliga al administrador a mantener asegurado el inmueble con un seguro integral de consorcios que incluya incendio, responsabilidad civil y demás riesgos de práctica, aparte de los otros riesgos que la asamblea resuelva cubrir. O sea: el seguro integral no es una opción del presupuesto, y su costo se proyecta con la póliza vigente y su forma de pago, no con una estimación al voleo.

Gastos bancarios: chicos, constantes y con una letra chica útil. En CABA el artículo 9 inciso h) de la Ley 941 obliga a depositar los fondos del consorcio en una cuenta bancaria a nombre del consorcio de propietarios, y establece que para los consorcios que soliciten la apertura en el Banco Ciudad de Buenos Aires, la entidad garantiza como opción la gratuidad de esa cuenta, incluyendo alta, mantenimiento mensual, chequeras y transferencias. Es un rubro que en algunos edificios se puede presupuestar en cero por decisión de la asamblea. El decreto reglamentario 551/2010 agrega el detalle que casi nadie aplica: la cuenta debe tener como autorizados al administrador y a un miembro del consejo designado por asamblea, actuando en forma conjunta.

Fondo de reserva: sólo si existe, y sin porcentaje de referencia legal. El Código lo menciona para regular su uso, no para ordenar su creación: el artículo 2046 inciso d) dice que el propietario debe «contribuir a la integración del fondo de reserva, si lo hay». No hay porcentaje legal en el Código, ni en la Ley 941, ni en la Ley 14.701. Si tu consorcio lo tiene, la cuota mensual entra al presupuesto como un rubro más, y su uso queda sujeto a la autorización previa del consejo de propietarios ante gastos imprevistos y mayores que los ordinarios. Todo el régimen —incluido qué hacer cuando el consorcio no tiene consejo— está en el fondo de reserva del consorcio.

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Presupuestar la cobranza, no la facturación

Un presupuesto que iguala gastos con expensas facturadas está asumiendo, sin decirlo, que la cobranza es del cien por ciento. Ningún consorcio cobra el cien por ciento todos los meses, y por eso el presupuesto se rompe aunque el gasto haya salido clavado.

La mecánica correcta es mirar tu propia serie, no un promedio de mercado: tomá los últimos doce períodos y calculá, mes a mes, cuánto se cobró efectivamente sobre lo que se facturó. Ese cociente es tu ratio real de cobranza, y es el número con el que hay que trabajar. No sirve el porcentaje que publica un relevamiento: la mora es un fenómeno de cada edificio, con su composición de propietarios, su historia y su gestión de cobranza.

Con ese ratio en la mano hay dos caminos posibles, y los dos son legítimos si se dicen de frente:

• Presupuestar sobre la cobranza esperada, lo que implica una cuota algo mayor para juntar el gasto real con la cobranza real. Requiere explicarlo en la asamblea, porque significa que los que pagan están adelantando el efecto de los que no pagan — y esa conversación es mejor tenerla en marzo que en septiembre.
• Presupuestar sobre la facturación y trabajar la cobranza en serio, dejando explícito en el presupuesto cuál es el déficit de caja que aparece si el ratio no mejora.

Lo que no es una solución es usar el fondo de reserva para tapar el bache de morosidad. El destino que le fija el Código es acotado —«gastos imprevistos y mayores que los ordinarios»— y las expensas ordinarias las paga cada propietario en su proporción (artículo 2048). Tapar mora con el fondo desplaza esa ecuación y deja al consorcio sin colchón para lo que el fondo sí está pensado a cubrir.

Dos herramientas legales que conviene tener presentes al presupuestar la cobranza: el certificado de deuda expedido por el administrador y aprobado por el consejo de propietarios, si éste existe, es título ejecutivo para el cobro de expensas y demás contribuciones (artículo 2048, último párrafo); y el propietario no puede rehusar el pago ni oponer defensas fundadas en derechos que invoque contra el consorcio, excepto compensación (artículo 2049). Ni siquiera puede hacerlo alegando que el administrador no rindió cuentas. El repertorio completo de qué funciona y qué no para levantar el ratio está en cómo bajar la morosidad del consorcio.

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Qué resuelve CONSO y qué queda de tu lado

Acá conviene ser exacto. CONSO no tiene un módulo de presupuesto ni de proyección: no hay pantalla de presupuesto anual, ni comparación de presupuestado contra real, ni cuota anual estimada. El sistema es retrospectivo por diseño — se cargan los gastos reales, se liquida y se cobra. El presupuesto se arma hoy fuera del sistema, en la planilla del administrador o del contador.

Lo que CONSO aporta es la parte que suele faltar cuando llega el momento de sentarse a proyectar: la serie histórica real y confiable del edificio.

• Reportes por rango de meses, con los bloques de gastos del mes por rubro, movimiento mensual, saldo inicial y final, e ingresos y egresos por período, exportables a Excel — que es exactamente el insumo que se pega en la planilla del presupuesto. Está en la página de reportes del consorcio.
• Liquidaciones cerradas con el Estado Financiero y el Estado Patrimonial sellados al enviarse: un pago posterior o una factura pagada después ya no mueven un período cerrado. Cuando proyectás sobre doce meses, esa inmutabilidad es lo que hace que la base no cambie debajo de tus pies.
• El historial del personal del edificio: recibos mes a mes con los básicos de la escala vigente en cada período, horas extras y pluses efectivamente liquidados. Es la materia prima del rubro más pesado del presupuesto.
• La cobranza efectiva por período y por unidad: la matriz de pagos del período con su ficha de deudores y la pestaña financiera de cada unidad, con lo debido, lo pagado y el saldo mes a mes. De ahí sale tu ratio real de cobranza, que es el número que ningún promedio de mercado te puede dar.
• Gastos recurrentes y gastos en cuotas para calendarizar lo que ya sabés que viene. Con una aclaración honesta: el monto de una regla recurrente es fijo, no se ajusta solo por ningún índice.

Del otro lado quedan, sin vueltas, la proyección y sus supuestos: cuánto vas a suponer de paritaria, cuánto de tarifas, qué ratio de cobranza vas a tomar, si vas a nivelar la cuota o seguir el gasto, y la comparación mes a mes del presupuesto contra lo ejecutado. Eso lo hace el administrador con su contador, en su planilla, con los números que el sistema le exporta. Prometerte otra cosa sería venderte una pantalla que no existe.