Cómo llevar la caja del consorcio en Excel y que cierre con el banco.

La caja del consorcio es el registro de todo el dinero que entra y sale, en el orden en que ocurre, con el saldo después de cada movimiento. No es el resumen bancario ni la liquidación: es la tercera pata, y su función es que las otras dos coincidan.

Entra todo: las expensas cobradas, los intereses cobrados, los aportes al fondo de reserva, los pagos a proveedores, los sueldos y cargas del encargado, los gastos chicos en efectivo, los reintegros al administrador, los honorarios. Cada movimiento con su fecha real, su importe y su comprobante.

No entran tres cosas, y confundirlas es lo que hace que después nada cierre:

Esa distinción entre lo devengado y lo cobrado es la que explica por qué la caja y la liquidación casi nunca dan el mismo número, y por qué está bien que no lo den. CONSO la sostiene sin que haya que recordarla: la liquidación se emite por coeficiente con el arrastre de saldos e intereses simples del período anterior, y los pagos por transferencia, efectivo o cheque entran a la caja del edificio cuando la plata se mueve, no cuando se emite el crédito.

Una fila por movimiento, en orden cronológico, sin excepciones. Las columnas:

El saldo se arrastra fila por fila y no se escribe nunca a mano. Si en algún momento tenés que «acomodar» un saldo escribiéndole el número, lo que estás haciendo es tapar un movimiento que falta, y esa diferencia va a reaparecer el mes siguiente sin origen conocido.

La plantilla de caja del consorcio trae esta estructura con el saldo arrastrado y la separación por medio de pago ya resueltos, en una hoja por edificio y con una hoja modelo vacía para clonar cuando entra uno nuevo. Bajar las plantillas →

En CONSO esas columnas no se sostienen a mano: cada edificio tiene su cuenta y su caja, el saldo se recalcula después de cada movimiento y el comprobante queda adjunto al movimiento, así que no existe la fila que alguien «acomodó» escribiendo el número.

Cerrar la caja es verificar tres igualdades. Las tres, en el mismo momento, todos los meses.

Los tres controles se escriben como fórmulas en la propia hoja, con el resultado a la vista. Un cierre que depende de que alguien se acuerde de mirar no es un control. Y no es solo control del mes: doce cierres mensuales encadenados son la materia prima del cierre de ejercicio del consorcio, donde esos saldos se convierten en el balance anual que se rinde a la asamblea.

CONSO hace esos tres cruces sobre los mismos datos y no sobre tres archivos: la conciliación bancaria lee el extracto de la cuenta del edificio con IA y propone contra qué pago de qué unidad cierra cada acreditación —el administrador confirma—, los pagos imputados bajan la deuda de la unidad y quedan a la vista en el estado de deuda, y los gastos que faltan pagar figuran en el calendario de pagos a proveedores y cheques. El cierre deja de depender de que alguien mire la celda del control.

Se puede, con una hoja por edificio: un solo archivo que abrir, los mismos formatos, las mismas fórmulas. Es la única forma admisible, porque cada consorcio necesita su propio saldo.

El costo de la hoja por edificio es la repetición. Un cambio de estructura —una columna nueva, un rubro nuevo, un control agregado— hay que hacerlo tantas veces como hojas tengas, y basta que una quede sin actualizar para que el cierre de ese edificio esté controlando otra cosa que el resto.

Lo que sí reduce ese costo es tener una hoja modelo vacía y clonarla cuando entra un edificio nuevo, en lugar de duplicar la del edificio de al lado y borrarle los datos. La copia arrastra los rangos de la anterior, y un control que quedó apuntando a las filas del edificio equivocado da verde sin estar verificando nada.

CONSO no arrastra esa repetición: la cuenta y la caja son por edificio, con su saldo y su cierre propios, la estructura es una sola para toda la cartera y la plata de la administración se ve aparte en Mi Caja. Un edificio nuevo se da de alta subiendo el PDF o el Excel de su última liquidación, sin clonar nada.

El mecanismo es simple de enunciar: la caja tiene que cerrar contra dos cosas distintas al mismo tiempo.

Contra el banco, que es un documento externo que no controlás y que llega en el formato que el banco decide. Y contra la liquidación, que es un documento propio con una lógica diferente —devengado contra percibido—. Son dos conciliaciones independientes, con dos criterios distintos, sobre el mismo conjunto de movimientos.

Con un edificio, son dos verificaciones por mes. Con diez edificios, veinte verificaciones manuales por mes, cada una sobre un archivo distinto, cada una capaz de fallar en silencio si alguien no la miró. Y ninguna de las dos es opcional: la primera detecta el dinero que se movió y no registraste, la segunda detecta el dinero que registraste y no se movió.

La consecuencia práctica no es que el cierre dé mal. Es que se deja de hacer. Cuando cerrar la caja de la cartera completa cuesta dos días, se empieza a cerrar «el que da problemas» y a dar por bueno el resto, y las diferencias se acumulan hasta que una asamblea pide el detalle de un período de hace ocho meses. Ese es el riesgo de la planilla, y no aparece recién con diez edificios: aparece el primer mes en que un cierre se saltea.

CONSO desarma las dos verificaciones: contra el banco, la conciliación del extracto con IA propone la imputación de cada acreditación y el administrador confirma; contra la liquidación, la caja y la liquidación del edificio salen del mismo sistema, así que la diferencia entre lo devengado y lo cobrado se lee sin cruzar archivos. Por eso con CONSO la planilla de caja se reemplaza desde el primer edificio, no desde el décimo.