Excel o software de administración de consorcios: cuándo conviene cada uno.

Qué hace bien una planilla, qué le cuesta, las cinco señales de que tu administración ya no entra en ella, cuánto cuesta cada camino de verdad y cómo se pasa de uno al otro sin empezar de cero.

Equipo CONSO · 8 de agosto de 2026

La respuesta corta

Qué hace bien Excel

Excel es un instrumento serio y conviene decirlo antes de hablar de sus límites, porque la mitad de las administraciones del país liquida con planillas y lo hace bien.

Lo que hace bien no es poco:

Se adapta a cualquier reglamento. Un edificio con tres criterios de reparto, un local con entrada independiente, cocheras que no pagan ascensor, un fondo de obra con su propio prorrateo: en una planilla todo eso es una columna más. Ningún sistema del rubro es tan maleable como una celda vacía.
Ya lo sabés usar. No hay curva de aprendizaje, no hay que capacitar a nadie, no hay que esperar a que un proveedor implemente lo que necesitás el martes.
El archivo es tuyo. Está en tu disco, se abre en veinte años, no depende de que una empresa siga existiendo ni de una exportación que alguien tenga que ofrecerte.
No tiene costo por unidad. El abono de la suite ofimática no crece cuando tu cartera crece.
Es auditable de un vistazo. Cualquier número se puede seguir hasta su fórmula. Esa transparencia es real y muchos sistemas la pierden.

Nada de esto cambia con el tamaño de la cartera. Por eso el punto de quiebre no es «Excel está mal»: es que hay tareas concretas donde una planilla no puede sostener lo que el oficio exige.

Qué le cuesta

Criterio	Con una planilla	Con un sistema
Historia de un período	El archivo que guardaste	Queda registrada
Una corrección de estructura	Se repite por archivo	Se hace una vez
Ver la cartera completa	Abrir todos y sumar	Una pantalla
Trabajar de a dos	Sin permisos: quien ve, edita	Permisos por sección
El propietario y su saldo	Te pregunta a vos	Entra y lo mira
Sueldos del encargado	A mano	Módulo, donde lo hay
Salir de la herramienta	El archivo ya es tuyo	Según su exportación

La columna de la derecha describe a la categoría, no a un producto: qué trae cada plataforma concreta está verificado, una por una, en la comparativa de software para administrar consorcios en Argentina.

La fila que más pesa es la primera. En una planilla el coeficiente no tiene fecha: hay una celda, y esa celda siempre dice «ahora». Si el reglamento cambia o se corrige un error de carga, todos los meses ya enviados dejan de coincidir con lo que recibieron los propietarios, y no hay forma de reconstruir qué coeficiente regía en marzo salvo confiar en que el archivo de marzo no se editó después. Eso no es una molestia operativa: es la imposibilidad de demostrar por qué una expensa decía lo que decía.

Las cinco señales de que tu administración ya no entra en una planilla

No son opiniones sobre herramientas. Son hechos observables de tu mes. Si reconocés tres, la planilla ya te está costando más de lo que te ahorra.

1. Cerrar el mes te lleva más de un día. No la liquidación de un edificio: el cierre completo de la cartera, con las cajas conciliadas contra el banco y los pagos imputados. Cuando eso pasa de horas a días, lo primero que se abandona no es la emisión —esa no se puede abandonar— sino los controles.

2. Los propietarios preguntan por su saldo más rápido de lo que podés contestar. Cada consulta es abrir un archivo, buscar una fila y escribir una respuesta. Cinco por semana se absorben; veinte, no, y las que no se contestan se convierten en reclamos al consejo.

3. Hay al menos una corrección retroactiva de la que no sabés si llegó a todos los meses. Un coeficiente que cambió, un pago que se imputó al período equivocado, un gasto que estaba mal cargado. Si no podés afirmar con certeza que la cadena de saldos quedó consistente desde ese mes hasta hoy, ya estás emitiendo sobre una base que no podés defender.

4. Más de una persona toca los archivos. No importa cuánto se coordinen: la coautoría de una planilla no tiene permisos por hoja ni por columna, quien puede ver la liquidación puede modificarla, y el historial de versiones dice qué cambió pero no por qué. El síntoma típico es dos personas del estudio dando dos saldos distintos para la misma unidad, cada una con razón según su copia.

5. No podés responder en un minuto cuánto te deben en toda la cartera. Es la más simple y la más definitiva. Si la respuesta exige abrir diez archivos y sumar a mano, no tenés un dato: tenés una reconstrucción, y vence apenas alguien impute un pago.

Cuánto cuesta cada camino

Excel no es gratis, pero su costo no es la licencia. Es el tiempo. La cuenta honesta se hace así: contá las horas que te lleva cerrar un edificio —liquidar, conciliar la caja, imputar pagos, responder consultas—, multiplicalas por la cantidad de edificios, y valuá esa hora a lo que vale tu hora de administrador. Ese número, y no el abono de la suite ofimática, es lo que estás pagando todos los meses. A eso se le suma un costo que no aparece en ninguna planilla de costos: el de un error emitido, que se paga en tiempo de explicación, en credibilidad frente al consejo y a veces en plata.

Del lado del software, el problema es que casi nadie publica el precio. De las once plataformas del mercado argentino que relevamos, nueve piden que dejes tus datos y esperes un llamado. Solo dos lo muestran:

KM44: $1.520 por unidad en su plan Pro más $490 por unidad de procesamiento de datos, con 14 días de prueba.
CONSO: $2.950 por unidad funcional por mes, IVA no incluido, con la IA incluida en el abono y sin módulos que se compren aparte, y 30 días gratis sin tarjeta.

Dicho sin vueltas: KM44 es más barato que nosotros, y si el precio por unidad es tu único criterio, ese es el número a batir. Lo que cambia entre uno y otro es qué entra en el abono; los criterios están abiertos en qué compara CONSO con lo que ya hacés y el número completo, sin pedirte el teléfono, en la página de precios.

Para que la comparación sea real, multiplicá siempre por el total de unidades funcionales de tu cartera, no por la cantidad de edificios, y preguntá tres cosas a cualquier proveedor: si hay costo de alta, si los módulos de IA se cobran aparte y si hay permanencia mínima.

Cómo decidir según el tamaño de tu cartera

Un edificio. Quedate en Excel. Es la respuesta honesta. Un sistema con abono por unidad, para una sola torre bien administrada, resuelve problemas que todavía no tenés.

Dos o tres edificios. Zona gris, y el criterio no es la cantidad sino tu mes. Si cerrás en un día y no hay correcciones retroactivas pendientes, la planilla aguanta. Si ya arrastrás dos de las cinco señales, el momento de mirar es ahora y no cuando entre el cuarto: migrar con tres edificios es un trabajo de una tarde; con nueve es un proyecto.

De cinco para arriba. El techo ya está. No por el volumen de cálculo, sino por la repetición de cada corrección, por la pregunta de cuál es la última versión y por la imposibilidad de ver la cartera entera. Está desarrollado en cómo administrar varios edificios en Excel.

Cualquier tamaño, con empleados en relación de dependencia. Es el caso que corre la línea. El sueldo del encargado tiene escala convencional, adicionales, aguinaldo, cargas y presentaciones con vencimiento, y equivocarse ahí no se corrige con un ajuste el mes siguiente. Si liquidás sueldos a mano en una planilla, ese solo módulo puede justificar el cambio antes que todo lo demás.

Cómo se pasa sin empezar de cero

El miedo razonable es tener que recargar todo a mano. No es lo que pasa: la planilla que ya usás es el punto de partida.

En CONSO el archivo entra en .xlsx, .xls, .csv o PDF —sirve también el PDF de tu última liquidación— y hasta cinco archivos por tanda. Hay dos caminos y conviene saber que existen los dos. El normal es determinista: los encabezados habituales los reconoce un diccionario fijo —si alguna columna tiene un título fuera de lo común, la IA ayuda a ubicarla— y el valor de cada celda se lee tal como está, sin reescribirlo. Si tu planilla no entra por ahí —no se encuentra la tabla, las columnas no se reconocen o la suma de control no cierra—, en lugar de fallar entra un segundo camino en el que la IA lee los valores del propio documento. Los dos terminan en el mismo lugar: el mismo control de sumas —contra la fila de totales del propio archivo o, si no la trae, contra la suma de coeficientes— y la misma pantalla de revisión, con la suma de los coeficientes y la diferencia a la vista, antes de que se guarde nada. El bloqueo duro está donde más importa: al generar la liquidación, si los porcentuales no suman 100 exacto la operación se detiene con el error a la vista.

Lo que no migra conviene saberlo de antemano: el histórico de gastos de años anteriores y los documentos —facturas viejas, actas, comprobantes— se quedan donde están. Y lo que tampoco tenemos, para no descubrirlo después: cobro adentro de la plataforma. El vecino paga como siempre e informa el pago; nosotros lo cruzamos con las acreditaciones del extracto de la cuenta del edificio.

La forma sensata de probarlo es con un edificio real, no con datos de muestra, mientras el resto de la cartera sigue con la planilla. El paso a paso está en cómo se hace la migración desde Excel, las plantillas para ordenar lo que tenés hoy en plantillas de Excel para consorcios, y el mapa completo de una administración en planillas en administración de consorcios con Excel.

Preguntas frecuentes

¿Excel alcanza para administrar un edificio?

Sí, y no es una concesión: para un edificio de tamaño normal, con una administración prolija, una planilla bien armada hace el trabajo completo. Prorratea, arrastra saldos, calcula interés y emite un detalle que se entiende. Las condiciones son tres y son conocidas: los coeficientes tienen que sumar 100 exacto y controlarse antes de cada emisión, el archivo del mes enviado tiene que quedar congelado en una copia que no se toque, y los controles tienen que estar escritos como fórmula y no mirados a ojo. Con eso, el límite no aparece por la cantidad de unidades sino por la cantidad de edificios.

¿Y para diez?

Para diez no, y el motivo no es el volumen de cálculo. Son tres cosas que la planilla no puede dar por diseño. La primera es la repetición: cada mejora o corrección hay que aplicarla en diez archivos y verificarla una por una, y basta que una quede vieja para que ese edificio esté controlando otra cosa que el resto. La segunda es la versión: a la tercera corrección de un período hay copias con nombres parecidos y la pregunta de cuál se envió se responde por fecha de modificación. La tercera es la que más frena: no hay forma de hacer una pregunta sobre toda la cartera a la vez, así que responder cuánto te deben en total significa abrir diez archivos y sumar a mano, y la respuesta vale hasta que alguien impute un pago. En la práctica el techo suele sentirse entre el quinto y el séptimo edificio.

¿Qué pasa con los datos que ya tengo en Excel?

Se suben, no se rehacen. En CONSO el archivo entra en .xlsx, .xls, .csv o PDF —también sirve el PDF de tu última liquidación— y hasta cinco archivos por tanda. La lectura tiene dos caminos. El normal es determinista: los encabezados habituales los reconoce un diccionario fijo —si alguna columna tiene un título fuera de lo común, la IA ayuda a ubicarla— y el valor de cada celda se lee tal como está, sin reescribirlo. Si tu planilla no entra por ahí, porque no se encuentra la tabla o las columnas no se reconocen o la suma de control no cierra, en lugar de fallar entra un segundo camino donde la IA lee los valores del propio documento. Los dos terminan en el mismo lugar: el mismo control de sumas —contra la fila de totales del propio archivo o, si no la trae, contra la suma de coeficientes— y la misma pantalla de revisión, con la suma y la diferencia a la vista, antes de que se guarde nada. Lo que no migra es el histórico de gastos de años anteriores ni los documentos —facturas viejas, actas, comprobantes—: ese archivo se queda donde está.