Cómo liquidar expensas en Excel: prorrateo, coeficientes y los controles que no pueden faltar.

Liquidar en una planilla es repartir el gasto del período según el coeficiente de cada unidad, sumarle el saldo que traía y emitir el detalle. Con tres hojas alcanza. Lo difícil no es la cuenta: es que la cuenta siga cerrando el mes doce.

Equipo CONSO · 8 de agosto de 2026

La respuesta corta

Qué necesitás antes de empezar

Liquidar expensas en una planilla es repartir el gasto del período entre las unidades según su coeficiente, sumarle a cada una el saldo que traía y emitir el detalle. Con tres hojas alcanza: unidades y coeficientes, gastos del mes y pagos. Todo lo demás —el prorrateo, el total por unidad, el resumen por rubro que se adjunta— sale de esas tres con fórmulas.

Antes de tocar un número conviene tener cerradas cuatro cosas, porque cambiar cualquiera de ellas a mitad de camino obliga a rehacer:

El reglamento de copropiedad con los coeficientes completos, con todos los decimales que publique, no con los redondeados del resumen.
Todos los comprobantes del período. Lo que llega después del cierre entra en el mes siguiente, y esa decisión se toma una vez y se respeta.
El saldo con el que cada unidad cerró el mes anterior, que es el mismo con el que arranca este.
El criterio de reparto de cada rubro: qué se prorratea por coeficiente general, qué solo entre un subconjunto de unidades y qué va en partes iguales.

Ese último punto es el que más se saltea y el que más discusiones genera en asamblea. Conviene dejarlo escrito en la propia planilla, en una columna, y no en la memoria del administrador.

Armar la hoja de unidades y coeficientes

Una fila por unidad funcional. Las columnas mínimas: identificador tal como figura en el reglamento (piso y departamento, no un número inventado por vos), coeficiente de ordinarias, coeficiente de extraordinarias si el reglamento lo separa, titular y una columna de observaciones. Ese porcentual no lo calcula el administrador ni lo vota la asamblea: sale del reglamento de propiedad horizontal (art. 2056, incisos f y g del Código Civil y Comercial), como explicamos en la guía sobre de dónde sale el coeficiente de cada unidad.

Dos detalles que arruinan la hoja si se pasan por alto.

El coeficiente tiene que ser número, no texto. Cuando se copia desde el PDF del reglamento, Excel suele pegarlo como texto —con coma decimal donde espera punto, o con un espacio invisible adelante—. La SUMA de esa columna da cero o da menos de lo que debería, y como el error aparece en el control y no en el cálculo, es fácil «arreglarlo» tocando el número equivocado. Verificalo una vez, al armar la hoja: alineación a la derecha por defecto y =ESNUMERO(C2) en una celda al costado.

Nunca redondees el coeficiente guardado. Si el reglamento dice 4,2537 %, la celda guarda 4,2537 y el formato muestra 4,25. Redondear el valor real es la causa número uno de que la suma no dé 100 exacto, y esa diferencia después se reparte sola, sin criterio, entre todas las unidades.

Si el edificio tiene gastos que no le corresponden a todas las unidades por igual —ascensor que no llega a planta baja, cocheras, un local con entrada independiente—, esta hoja necesita más de una columna de coeficiente. Una por criterio de reparto, cada una sumando 100 dentro de su propio universo de unidades.

Cargar los gastos del mes

Una fila por comprobante, nunca una fila por proveedor ni una fila por rubro con el total ya sumado. Columnas: fecha, proveedor, número de comprobante, rubro, importe y criterio de reparto.

El rubro tiene que salir de una lista cerrada, con validación de datos. No es una formalidad: el resumen por rubro es lo que el propietario mira primero cuando algo le llamó la atención, y si en un mes escribiste «Mantenimiento ascensor» y en otro «Ascensor - mantenimiento», la comparación mes contra mes deja de existir.

Los gastos extraordinarios y los aportes a un fondo van en la misma hoja pero con su propio criterio de reparto y su propia línea en la liquidación. Mezclarlos con las ordinarias es el error que más reclamos genera, porque el propietario no puede ver qué parte de lo que paga es la operación normal del edificio y qué parte es la obra que se votó en asamblea.

La plantilla de gastos por categoría que publicamos ya trae la lista de rubros armada y el resumen mes contra mes calculado. Bajar las plantillas →

Prorratear: la fórmula y sus trampas

La fórmula es una multiplicación: importe del rubro por coeficiente de la unidad. En Excel, con el total del rubro en una celda fija:

=$B$2 * C5

La cuenta es trivial. Las trampas no.

La referencia que se corre. Si en lugar de $B$2 escribís B2 y arrastrás la fórmula hacia abajo, cada fila multiplica por una celda distinta. En una hoja de veinte unidades se ve; en una de doscientas, no. Usá referencias absolutas o, mejor, nombrá el rango: =Total_Ordinarias * C5 se lee y se audita.
El redondeo que no cierra. Si redondeás cada línea a dos decimales, la suma de las líneas casi nunca da exactamente el total del rubro: quedan centavos de diferencia. En una unidad no importa; en la liquidación mensual de una torre, la diferencia aparece todos los meses. La solución sana es calcular sin redondear, redondear solo lo que se muestra, y asignar la diferencia residual a una unidad con criterio fijo y documentado —habitualmente la de mayor coeficiente—. Lo importante es que el criterio esté escrito, no que sea uno u otro.
Un solo coeficiente para todos los rubros. Apenas hay un gasto que no se reparte igual que el resto, una sola columna de coeficiente deja de alcanzar y hace falta una matriz de unidades por rubro. Forzarlo con una columna única obliga a hacer «ajustes» a mano, y un ajuste a mano dentro de una liquidación es una cifra que nadie puede reconstruir seis meses después.
La unidad exenta. Si una unidad queda fuera de un reparto —por convenio, por sentencia, por lo que sea—, no alcanza con borrarle la línea: los coeficientes del resto ya no suman 100 y hay que renormalizarlos sobre el universo que efectivamente paga. Omitir la fila sin renormalizar significa que ese porcentaje no lo paga nadie y el rubro queda repartido de menos.

Los tres controles que tienen que dar

Antes de emitir, tres igualdades. Ninguna es opcional y las tres se escriben como fórmula en la planilla, no se miran a ojo.

La suma de los coeficientes da 100. Uno por cada criterio de reparto que uses. =REDONDEAR(SUMA(C2:C201)-100;4)=0 tiene que devolver VERDADERO. Si da falso, no sigas: cualquier número que emitas está mal en la misma proporción.
La suma del prorrateo es igual al importe del rubro. Rubro por rubro, hasta el centavo. Es el control que atrapa la referencia corrida y el redondeo mal aplicado, que son los dos errores que no se ven mirando la planilla.
El total emitido cierra contra el arrastre. El total que le facturás al conjunto de las unidades tiene que ser igual al gasto del período más los saldos anteriores más los intereses. Y ese «saldo anterior» tiene que ser exactamente la suma de saldos con la que cerraste el mes pasado: si no coincide, algo se editó en un período ya enviado.

El tercer control es el que más veces falla y el que más caro sale, porque revela un problema de arrastre entre meses, no un error de cuenta del mes actual. Cómo se sostiene ese arrastre, en la nota de control de morosos →

Dónde se rompe cuando la cartera crece

Hay un caso que Excel no puede resolver, y no es por falta de fórmulas: cambiar un coeficiente con efecto hacia atrás.

Se unifican dos unidades, se rectifica el reglamento, aparece un error de carga que estuvo tres meses vivo. La corrección es una sola: entrás a la hoja de unidades y cambiás un número. Y en ese instante todos los meses ya liquidados y enviados —que se calcularon con el coeficiente viejo— dejan de coincidir con lo que recibieron los propietarios.

El problema de fondo es que en una planilla el coeficiente no tiene fecha. Hay una celda, y esa celda siempre dice «ahora». Recuperar la historia significa abrir cada archivo mensual y confiar en que ninguno se editó después de enviarse —y en una cartera de diez edificios con doce meses cada uno, eso son ciento veinte archivos y ninguna forma de verificarlo.

El problema deja de ser el cálculo y pasa a ser la trazabilidad: no podés demostrarle a un propietario por qué su expensa de marzo decía lo que decía.

El paso siguiente

Si estás liquidando con planillas, lo primero es ordenarlas. En administración de consorcios con Excel está el mapa completo de las cinco planillas que hacen falta, y en plantillas de Excel para consorcios podés bajar la de liquidación con el prorrateo y los controles ya armados.

Cuando lo que te frena no es el orden sino el volumen, el archivo que ya tenés es el punto de partida. Hay dos caminos de lectura. El normal es determinista: los encabezados habituales los reconoce un diccionario fijo —si alguna columna tiene un título fuera de lo común, la IA ayuda a ubicarla— y el valor de cada celda se lee tal como está, sin reescribirlo. Si tu planilla no entra por ahí —no se encuentra la tabla, las columnas no se reconocen o la suma de control no cierra—, en lugar de fallar entra un segundo camino en el que la IA lee los valores del propio documento. Los dos terminan en el mismo lugar: el mismo control de sumas —contra la fila de totales del propio archivo o, si no la trae, contra la suma de coeficientes— y la misma pantalla de revisión, con la suma y la diferencia a la vista, antes de que se guarde nada. El bloqueo duro está donde más importa: al generar la liquidación, si los porcentuales no suman 100 exacto la operación se detiene con el error a la vista. Cómo se hace la migración desde Excel →

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el prorrateo de expensas?

Se suma el gasto total del período y se reparte entre las unidades según el coeficiente de cada una, que sale del reglamento de copropiedad. Si el gasto del mes es de un millón de pesos y una unidad tiene un coeficiente del 4,25 %, le corresponden $42.500. La cuenta es simple; lo que se complica es sostenerla: los coeficientes tienen que sumar exactamente 100, el gasto repartido tiene que dar igual al gasto cargado, y cuando hay más de un rubro a prorratear —ordinarias, extraordinarias, un fondo de obra— cada uno se reparte con su propio criterio y su propio control.

¿Los coeficientes tienen que sumar 100?

Sí, y es el primer control que hay que hacer antes de emitir. Si suman 99,90 o 100,05, alguien va a pagar de más o de menos, y la diferencia se arrastra todos los meses hasta que alguien la note. La causa más común no es un error de carga sino el redondeo: el reglamento publica los coeficientes con dos decimales y la suma de los valores truncados no da 100 exacto. La forma sana de resolverlo es trabajar con los decimales completos del reglamento y dejar el redondeo para lo que se muestra, no para lo que se calcula.

¿Puedo liquidar varios edificios en el mismo archivo?

Se puede, con una hoja por edificio, y funciona bien hasta cierto punto. El problema no es el archivo sino lo que pasa alrededor: cada edificio tiene su propio cierre, su propio calendario y sus propias correcciones, y un único archivo compartido significa que cualquier retoque en uno se hace mientras otro está a mitad de liquidación. La mayoría de las administraciones termina con un archivo por edificio, y entonces aparece el otro problema: la misma corrección hay que repetirla tantas veces como edificios tengas.