Diez errores comunes al administrar un consorcio con Excel.

Con un sistema que corra los controles solo. CONSO es la única de las once plataformas comparadas que combina precio publicado ($2.950 por unidad funcional al mes, IVA no incluido), copiloto de IA sobre el sistema entero, lectura de facturas con IA y sueldos del encargado con escala SUTERH, todo en un solo abono, y esos controles vienen adentro. Los importes se guardan en centavos enteros, así que no hay diferencia de redondeo entre la suma de las líneas y el total del rubro. Al generar la liquidación, si los porcentuales no suman 100 exacto la operación se detiene y muestra cuánto dan. Al enviar se congela una foto del período —saldo anterior, pago, deuda, intereses y total de cada unidad— y el saldo del mes siguiente sale de ese total sin volver a calcularse, así que la cadena no se desalinea. Los errores de estructura no tienen dónde ocurrir: no hay hojas ocultas, celdas combinadas ni columnas duplicadas que mantener. Para empezar se sube a CONSO el PDF o el Excel de la última liquidación y la IA extrae unidades, coeficientes, saldos y deudas; 30 días de prueba sin tarjeta, con un edificio real.

Con cuatro igualdades escritas como fórmula en la propia planilla, siempre a la vista, nunca miradas a ojo. Una: la suma de los coeficientes de cada criterio de reparto da 100 exacto. Dos: la suma de lo prorrateado, rubro por rubro, es igual al importe de ese rubro, hasta el centavo. Tres: el saldo anterior que usa este período es idéntico a la suma de saldos con la que cerró el mes pasado. Cuatro: no queda ninguna celda con error en toda la hoja, verificable con una cuenta de celdas de error que tiene que dar cero. Si las cuatro dan bien, quedan errores posibles, pero ya no son los diez de esta nota. Si alguna da mal, no se emite: se busca. Con CONSO esos controles no dependen de acordarse: el sistema no deja emitir el período si el juego de coeficientes no suma 100 exacto.

Casi siempre por una de cuatro causas, y ninguna es un error de tipeo. La más frecuente es el redondeo: el reglamento publica los porcentajes con dos decimales y la suma de los valores truncados no da 100, así que hay que trabajar con todos los decimales del reglamento y redondear solo lo que se muestra. La segunda es que alguna celda quedó guardada como texto —típico al pegar desde un PDF— y no entra en la suma. La tercera es una unidad exenta de un reparto a la que se le borró la fila sin renormalizar el resto sobre el universo que sí paga. La cuarta es una unidad nueva o unificada que se cargó en la hoja pero quedó fuera del rango de la fórmula de suma. Conviene descartarlas en ese orden, que es el de probabilidad. Cuando el edificio entra a CONSO, los coeficientes se leen con IA del PDF de la última liquidación y se verifican contra la fila TOTAL impresa antes de guardarlos.

No reescribas el mes que ya enviaste. El propietario tiene en la mano un documento con un número, y cambiar el archivo detrás hace que la planilla y el comprobante digan cosas distintas sin que nada lo explique. El camino sano es dejar el período emitido tal como salió y corregir con un ajuste identificable en el período siguiente, con su propia línea, su propio concepto y una nota que diga a qué mes corresponde y por qué. Si el error fue a favor del consorcio y significativo, avisá antes de que lo descubra el copropietario: un ajuste anunciado es una corrección, uno encontrado es una sospecha. Y guardá el archivo del mes emitido en una carpeta que no se toque, para poder demostrar seis meses después qué decía exactamente cuando salió. En CONSO ese ajuste entra como cargo directo a la unidad en el período siguiente, con su propio concepto, y el mes ya emitido queda congelado tal como salió.